Over Outlook-categorieën

• April 26, 2024

Het gebruik van categorieën is een geweldige manier om uw Outlook-omgeving goed georganiseerd te houden zonder een groot aantal mappen te maken. Door categorieën te gebruiken, kunt u alle items in één map bewaren, maar vergelijkbare items per categorie groeperen (behalve e-mailitems). Nadat de categorieën zijn toegewezen, kunt u items ook op categorie zoeken, sorteren en filteren. Bijvoorbeeld: u kunt een verzameling e-mail (verzonden en ontvangen), contacten, taken, afspraken en notities hebben die allemaal betrekking hebben op hetzelfde project. Met categorieën kun je ze allemaal samenbrengen om het grote geheel te bekijken.

De hoofdcategorie
Outlook bevat een standaard Master Category List waaraan u uw eigen categorieën kunt toevoegen om aan uw persoonlijke behoeften te voldoen. U vindt de lijst met hoofdcategorieën onder de menuopdracht Bewerken / Categorie. Gebruik de knop Hoofdcategorie in het venster Categorie om categorieën toe te voegen en te verwijderen in de lijst Hoofdcategorie. Wanneer u een categorie uit de lijst Hoofdcategorie verwijdert, blijven de items die aan de categorie zijn toegewezen ongewijzigd. U kunt deze items blijven groeperen met de verwijderde categorie.

Het is een goede gewoonte om een ​​of meer categorieën toe te wijzen aan uw Outlook-item door de categorie te selecteren in de lijst Hoofdcategorie. U kunt eenvoudig een categorie in het categorieveld van uw item typen, maar hoogstwaarschijnlijk zult u niet voor elk item op dezelfde manier naar de categorie verwijzen en daarmee het doel van het gebruik ervan verslaan.

Als u bijvoorbeeld het eerste item wilt categoriseren, typt u MS Office. Een paar dagen later heb je een nieuw item voor dezelfde categorie. Deze keer typt u Microsoft Office. Outlook interpreteert dit als een NIEUWE categorie.

Het gebruik van de hoofdcategorieënlijst zorgt voor consistentie en voorkomt spelfouten.

Categorieën toewijzen aan items
U kunt een of meer categorieën toewijzen aan elk type Outlook-item. Met uitzondering van het formulier voor e-mailberichten, ziet u een categorieveld en knop op elk Outlook-formulier. Om categorieën aan e-mailitems toe te wijzen, moet u naar de e-mailopties gaan om het categorieveld te vinden.

Als u categorieën wilt toewijzen tijdens het maken van het item, klikt u op de knop Categorie op het formulier (of op de knop Opties op een e-mailitem) en vinkt u alle categorieën in de lijst Hoofdcategorie aan die van toepassing zijn; klik vervolgens op OK. Open een bestaand item en ga verder zoals hierboven beschreven om een ​​categorie toe te voegen na het maken.

U kunt categorieën toewijzen om items in een lijst te vermenigvuldigen. Selecteer alle items waaraan u dezelfde categorieën wilt toewijzen. Klik met de rechtermuisknop op de blauwe selectie en selecteer Categorieën in het snelmenu. Vink alle categorieën aan die van toepassing zijn; klik vervolgens op OK.

Categorieën verwijderen uit items

Open het item waaruit u de categorie wilt verwijderen. Klik op de knop Categorie en verwijder het selectievinkje uit de categorie die u wilt verwijderen. U kunt categorieën uit meerdere items in een lijst verwijderen door de groep items vooraf te selecteren; Categorieën selecteren met de rechtermuisknop op het snelmenu; deselecteren van de categorieën die u wilt verwijderen; klik vervolgens op OK.

Zoek alle items

Gebruik de opdracht Geavanceerd zoeken in het menu Bewerken om alle items in een categorie te vinden. In het dialoogvenster Geavanceerd zoeken:

- Kies "Elk type Outlook-item" in de vervolgkeuzelijst voor het veld Zoeken naar
- Controleer of Persoonlijke mappen wordt weergegeven in het veld In: Outlook zal in alle mappen in uw persoonlijke mappen kijken. U kunt op bladeren klikken om uw zoekopdracht te beperken tot geselecteerde mappen.
- Klik op het tabblad Meer keuzes
- Klik op de knop Categorie
- Selecteer de categorie (ën) die u wilt zoeken
- Klik op OK

Alle items met de geselecteerde categorie verschijnen in het venster Zoeken. U kunt ze openen om het detail te bekijken door te dubbelklikken op het item dat u wilt openen.

U kunt uw zoekopdracht opslaan om later te worden opgehaald. Klik op Bestand / Zoekopdracht opslaan, kies de map waarin u de zoekopdracht wilt opslaan, geef de zoekopdracht een bestandsnaam en klik op Opslaan. Het type bestand moet door Office opgeslagen zoekopdrachten zijn en het bestand heeft de extensie .oss. Om een ​​opgeslagen zoekopdracht te openen, klikt u op Bestand / Zoeken openen, zoekt u de zoekopdracht die u wilt openen, selecteert u deze en klikt u op OK. Tijdens de Open-gebeurtenis voert Outlook een nieuwe zoekopdracht uit op basis van de criteria die zijn ingesteld in de opgeslagen zoekopdracht.

ALLE items in een categorie afdrukken

Nadat u de zoekopdracht hebt uitgevoerd, kunt u alle gevonden items afdrukken. Selecteer alle bestanden in het zoekvenster (Bewerken / Alles selecteren of met een muisselectie). Klik met de rechtermuisknop op het blauwe selectiegebied en kies afdrukken in het snelmenu.

Kies de gewenste afdrukstijl:

- Tafelstijl drukt alleen de lijst met gevonden items af
- Memo Style drukt de inhoud van de items af

Kies indien nodig andere afdrukopties; Klik vervolgens op de knop Afdrukken om het document naar de printer te verzenden.

Als u een actieve Outlook-gebruiker bent en de meeste functies buiten e-mail gebruikt, kunt u overwegen categorieën te gebruiken om uw Outlook-items georganiseerd te houden.

Video-Instructies: Outlook categoriseren uitgelegd: instellen, wijzigen en gebruiken (April 2024).