Je kind en speciaal onderwijs: je reis documenteren

• April 29, 2024

Copyright 2005 Susan M. Totman

Een goede administratie bijhouden kan het verschil betekenen tussen services en geen services in uw schoolsysteem. Ik kan niet benadrukken hoe belangrijk het is om elk gesprek dat je op schoolniveau hebt, met caseworkers, artsen of verpleegkundigen, enz. Te documenteren. Je moet documenteren met wie je hebt gesproken, op welke dag en tijd, de algemene inhoud van het gesprek , wat het resultaat van het gesprek of de vergadering was, actiestrategieën, wie verantwoordelijk is voor elke actie en wat de verwachte uitkomst van elke strategie is. U moet bijhouden wat uw kind u vertelt over zijn / haar dagen op school - wanneer ze problemen hebben en wanneer niet, wanneer hun dagen goed of slecht zijn.

Het is in uw belang om een ​​kleine bandrecorder te kopen (ongeveer $ 50 - $ 100) en elke vergadering die u hebt op te nemen. Ik raad bandrecorder versus digitale recorder aan als je er een kunt vinden, omdat je hiermee de originele band kunt bewaren, maar digitale bestanden kunnen worden gedownload en op een schijf worden opgeslagen als je dat wilt. Dit zorgt ervoor dat alle partijen worden beschermd en dat u over documentatie beschikt als alle acties NIET worden uitgevoerd zoals vereist in het resulterende individuele onderwijsplan (IEP). In de meeste staten heeft u het recht om alle PET-vergaderingen (niet videoband) te registreren voor een opname van de vergadering en wat is afgesproken. Je moet eerlijk zijn over het feit dat je opnames maakt als je ervoor kiest om dit te doen. Er zou geen reden moeten zijn voor mensen om bezwaar te maken tegen taping, tenzij ze iets te verbergen hebben of niet van plan zijn het plan te volgen zoals overeengekomen. Als u om welke reden dan ook niet mag opnemen, neem dan gedetailleerde aantekeningen van de vergadering en wie heeft ingestemd met wat, en neem op wie bezwaar heeft gemaakt en waarom zij bezwaar hebben gemaakt tegen uw audiotaping van de vergadering. Verwacht niet dat de notulen van de vergadering altijd nauwkeurig weergeven wat is besproken of overeengekomen. Helaas heb ik niet alleen wat in de notulen werd gemeld, moeten uitdagen met mijn eigen aantekeningen of banden, maar ik heb ook andere collega's en vrienden gehad die dat ook moesten doen. Als u de vergaderingen vastlegt of op zijn minst specifieke notities schrijft met namen, toezeggingen, datums en tijden, wordt dit een back-up als u actie moet ondernemen om uw kind te krijgen wat hij of zij nodig heeft.

Hieronder vindt u een lijst met informatie die u specifiek moet bijhouden. Mijn aanbeveling is om een ​​ringband, een perforator met 3 gaten, verdelers en een nietmachine te kopen om uw informatie en gegevens overzichtelijk te houden. Ik raad ook aan om altijd een schrijfblok en schrijfgerei te hebben wanneer u naar een vergadering gaat. De informatie die u in uw map moet ordenen is (minimaal):

• Basisvergaderingsinformatie (datum, tijd, plaats, aanwezigen) - dit moet worden gevolgd voor ALLE vergaderingen, niet alleen PET. Vaak werd me gevraagd af te zien van PET-vergaderingen voor informele vergaderingen, maar ik kwam er al snel achter dat dit de manier van de school was om de discussie geheim te houden, dus bel ik altijd een PET als er nu een probleem is.


• Elke taak waar mensen mee instemmen (schrijf de persoon op, taak overeengekomen)


• Samenvatting van de vergadering (schrijf na de vergadering een samenvatting van wat er is gebeurd en de uitkomst)


• Telefoonlogboek - vermeld elke persoon met wie u spreekt, de datum, tijd, telefoonnummer dat u hebt gebeld en hoe lang u hebt gesproken


• Telefoonlijst - houd een lijst met contacten, zijn of haar titel en functie, adres, e-mailadres en telefoonnummer voor in uw map voor snelle toegang wanneer u iemand moet bereiken.


• Testen - bewaar kopieën van alle testen die in chronologische volgorde zijn uitgevoerd


• Artsenafsprakenlogboek - houd alle doktersafspraken bij vanaf zo vroeg als je je kunt herinneren. Noteer arts, contactgegevens, de datum en tijd van de afspraak, wat zijn of haar opmerkingen waren en of uw kind werd doorverwezen naar een andere aanbieder


• Correspondentie - houd alle correspondentie bij, zelfs als het triviaal lijkt. Kennisgevingen van vergaderingen, disciplinaire contacten, enz. Moeten allemaal worden bewaard.


• Aantekeningen van gesprekken met uw kind over zijn of haar dagen.

Als u een zeer goede administratie bijhoudt, bent u veel beter voorbereid op het behandelen van PET-vergaderingen en het pleiten voor uw kind in het algemeen. U kunt documentatie produceren wanneer daarom wordt gevraagd of wanneer u gesprekken of records moet bewijzen om een ​​punt te bewijzen of om extra services te vragen die uw kind nodig heeft.

Video-Instructies: Niet genoeg plek voor kinderen in speciaal onderwijs (April 2024).