Multi-Tasking laten werken

• April 29, 2024

Multi-tasking is in theorie prachtig: door verschillende dingen tegelijk te doen, verhoog je je efficiëntie, maak je beter gebruik van je tijd en krijg je meer gedaan. In de praktijk zijn de dingen natuurlijk zelden zo rooskleurig, en multi-tasking kan enorm veel half voltooide taken, een onnauwkeurig gevoel van hoe lang dingen eigenlijk duren, en het frustrerende gevoel dat je nooit echt veel gedaan krijgt betekenen.

Deze week zullen we kijken naar wat multi-tasking betekent, wat de nadelen ervan kunnen zijn en hoe het voor u werkt als het onvermijdelijk is.

Multi-tasking gedefinieerd
Als je ooit aan de telefoon hebt gesproken tijdens het controleren van e-mail, het koken van een diner of het online onderzoeken van iets, heb je meerdere taken uitgevoerd. In zijn meest basale, multi-tasking omvat het doen van twee niet-gerelateerde dingen tegelijkertijd; de term wordt ook gebruikt om te schakelen tussen meerdere taken die niet noodzakelijk allemaal tegelijk gebeuren. In een cultuur die enorme waarde hecht aan het idee om meer in minder tijd gedaan te krijgen, lijkt multi-tasking een noodzakelijke vaardigheid te zijn.

De nadelen
De gedachte om in korte tijd meerdere taken te kunnen uitvoeren - of er moeiteloos tussen te kunnen bewegen - is verleidelijk. Het is dan ook teleurstellend om te beseffen dat multi-tasking zelden werkt zoals we hopen. Als we proberen om twee niet-gerelateerde taken tegelijkertijd uit te voeren, of er snel tussen te schakelen, betekent dit dat we geen van beide taken onze volledige aandacht geven. Dit kan op zijn minst vervelend zijn (ooit proberen een telefoongesprek te voeren met iemand die duidelijk aan het typen is tijdens het praten?) En in het ergste geval contraproductief - zo niet ronduit destructief - denk aan een onbeheerde braadpan die in de oven brandt, een document dat vol met fouten omdat het nooit de aandacht of de revisie kreeg die het nodig had, of een middaguitsmelting nadat je hebt geprobeerd om één te veel dingen te doen.

In veel gevallen is multi-tasking minder effectief en minder efficiënt dan het uitvoeren van de ene taak voordat u doorgaat naar de volgende. De volgende keer dat u probeert met twee of meer taken tegelijkertijd te jongleren, vraagt ​​u zich af of u tijd, stress en frustratie bespaart door ze gescheiden te houden.

Omgaan met onvermijdelijke multi-tasking
In de echte wereld is het natuurlijk onwaarschijnlijk dat je multi-tasking helemaal kunt vermijden. Er zullen altijd momenten zijn waarop twee (of drie of meer) dingen tegelijk uw aandacht vragen en het is misschien niet mogelijk om taken in de wacht te zetten. Als je multitasking niet kunt vermijden, gebruik je deze drie tips om het zo effectief mogelijk te maken.

• Stel een tijdslimiet in. Wanneer je van de ene naar de andere taak moet schakelen - of om twee taken tegelijk te doen - geef jezelf een deadline om terug te keren naar de oorspronkelijke taak. Als u bijvoorbeeld een belangrijk telefoontje ontvangt terwijl u bezig bent met het schrijven van een voorstel voor een klant, laat de beller dan weten dat u slechts tien minuten kunt praten; aan het einde van tien minuten, beleefd maar krachtig de oproep beëindigen, en plannen maken om indien nodig later op te volgen.
  
  
• Houd in de gaten wat je deed. Voordat je je aandacht verplaatst van de taak waaraan je aan het werk was voordat je werd onderbroken, neem je even de tijd om te noteren waar je was, wat je volgende stap zou zijn en waar je verder zou gaan wanneer je terugkomt naar de taak. Als je bijvoorbeeld wordt weggehaald van het avondeten door een kind dat om je aandacht schreeuwt, neem dan even de tijd om jezelf eraan te herinneren dat je op het punt stond door te gaan naar stap drie van je recept; wanneer je terugkeert naar koken, weet je wat de volgende stap is.
  
  
• Gebruik stop-loss maatregelen. Zorg er op zijn minst voor dat multi-tasking geen vooruitgang ongedaan maakt die je al hebt gemaakt. Stop-loss maatregelen - zet de kachel uit voordat je de telefoon opneemt, zeg bijvoorbeeld of het document dat je schrijft op te slaan voordat je chat met de collega die naar je kantoor komt - kan ervoor zorgen dat je niet verder terug komt dan waar jij was.
  

Denk waar mogelijk tweemaal na over multi-tasking en overweeg om u in plaats daarvan te concentreren op het opeenvolgend en afzonderlijk uitvoeren van taken; je krijgt misschien wel meer gedaan en ervaart minder stress in het proces. Als u multi-tasking echter niet kunt vermijden, kunt u door het instellen (en zich houden aan) limieten, het bijhouden van tabellen en het nemen van stop-loss-maatregelen wat u moet doen efficiënt en effectief doen.

Video-Instructies: A powerful way to unleash your natural creativity | Tim Harford (April 2024).