Een reizende tentoonstelling organiseren

• April 26, 2024

Reizende tentoonstellingen zijn geweldig omdat ze niet alleen de aandacht trekken als iets "speciaals", ze geven het museumpersoneel ook een pauze om in eigen huis tentoonstellingen te maken en te produceren.

Voor een kleiner museum gaan reizende tentoonstellingen vaak over onderwerpen die verder gaan dan wat je met je eigen permanente collectie kunt bereiken. Ze hebben een nette, schone, professionele uitstraling die moeilijk te realiseren is voor een tijdelijke tijdelijke tentoonstelling in huis met een beperkt budget.

Hier zijn enkele dingen om over na te denken voordat u een reizende tentoonstelling boekt:

Kosten

Wees realistisch over hoeveel u zult "terugverdienen" van uw initiële uitgaven. De huurprijzen voor reizende tentoonstellingen lopen uiteen van $ 1000- $ 2000 tot ruim $ 100.000. Als je hoopt de aanwezigheid voldoende te verhogen om de huurprijs van de tentoonstelling te betalen, zoek dan uit hoeveel opnames je nodig hebt om dat doel te bereiken. Als je tekortschiet, denk dan aan sponsors! (Zie "Sponsormogelijkheden" hieronder voor meer informatie)

Houd er rekening mee dat er enkele 'verborgen' kosten zijn verbonden aan het organiseren van een reizende tentoonstelling.

De huurprijs is niet de enige uitgave die u zult hebben. Houd er rekening mee dat u ook eenmalig verzendkosten moet betalen. Meestal betaalt de gastinstelling voor verzending naar de volgende locatie, wat betekent dat er geen kosten zijn voor verzending naar u.

Sommige reizende tentoonstellingsbedrijven hebben specifieke richtlijnen voor hoe een tentoonstelling kan reizen. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat u de tentoonstelling 'van deur tot deur' moet laten verzenden, wat betekent dat de tractortrailer niet kan stoppen en onderweg andere lading kan oppakken. Dit type verzending kost meer.

Mogelijk moet u ook kiezen uit een goedgekeurde lijst van rederijen die gespecialiseerd zijn in kunsttransport.

Soms zijn er extra educatieve programmeeropties die worden vergemakkelijkt door de makers van de tentoonstelling. Mogelijk hebt u toegang tot gastsprekers, maar hiervoor worden extra kosten in rekening gebracht. Vraag vroeg in het proces naar mogelijke programmakansen en kosten, zodat u die kosten in uw budget kunt opnemen. Programmakosten kunnen de kosten van de spreker zelf omvatten, plus reis- en verblijfkosten.

Installatie-uitdagingen

Je galerij voorbereiden op een tentoonstelling die je nog nooit hebt gezien, kan een uitdaging zijn!

Vraag foto's van de tentoonstelling aan bij eerdere locaties, zodat u kunt zien hoe het eruit ziet. Dat helpt je bij het kiezen van verfkleuren en misschien zelfs een algemene indeling van de ruimte.

De kwaliteit van de installatie-instructies zal variëren. Ik heb reizende exposities geïnstalleerd met expliciete aanwijzingen over waar dingen moeten worden geplaatst. Ik heb ook enkele gehost zonder enige begeleiding. Gun uzelf voldoende tijd tussen de aankomstdatum en de opening, zodat u erachter kunt komen hoe u de tentoonstelling kunt installeren.

Sommige reizende tentoonstellingen vereisen gedetailleerde staatrapporten om bij aankomst in te vullen, dus onderschat de tijd niet die u nodig hebt om al het papierwerk in te vullen. Mogelijk moet u ook een rapport over uitgaande condities invullen nadat de tentoonstelling is gesloten.

Sponsormogelijkheden

Natuurlijk zijn de tentoonstellingen die je regelmatig doet fantastisch, maar soms zijn potentiële sponsors geslagen met het idee om een ​​tentoonstelling te organiseren in een bekender museum, zoals het Smithsonian of het George Eastman House.

Gebruik dit in uw voordeel! Vraag extra brochures aan bij de reizende beursservice om in uw sponsorpakketten te gebruiken. Bekijk het reisschema en exploiteer feiten zoals de 'eerste keer in onze regio' of 'beperkt reisschema' om potentiële sponsors enthousiast te maken.

Bekijk alles zorgvuldig

Zorg ervoor dat je weet wat je krijgt als je het contract ondertekent en een aanbetaling doet op je reizende tentoonstelling. Hier zijn enkele dingen om in gedachten te houden:

· Moet u iets afdrukken of bevat de tentoonstelling zaken als voorgefabriceerde objectlabels? (Je zult extra voorbereidingstijd moeten toestaan ​​als je zelf labels moet maken - ik was op het laatste moment onaangenaam verrast dat ik dit moest doen, dus ik kom het altijd van tevoren te weten.)

· Moet u uw eigen beweegbare wanden en kasten gebruiken? Of komt de tentoonstelling met alles wat je nodig hebt? (U moet misschien plannen maken om extra hoesjes op een "creatieve" manier op te slaan, als u weinig ruimte heeft - en wie niet ?!)

· Hoe zijn de componenten van de tentoonstelling opgehangen? Moet je grote gaten in je muren boren om een ​​soort van schoenplaatjes te huisvesten? Of kun je een ophangsysteem of een ander middel gebruiken om ingelijste stukken te installeren?

· Wanneer is de gegarandeerde aankomstdatum? (Om stress voor u en uw personeel te verminderen, moet u voldoende tijd hebben voordat u een opening van een tentoonstelling plant en promoot!)

· Hebt u goedkeuring nodig voor promotiemateriaal, zoals ansichtkaarten, flyers en posters? De Smithsonian Travelling Exhibition Services (SITES) vereist bijvoorbeeld dat gastlocaties al het materiaal voorafgaand aan distributie ter goedkeuring indienen. Er zijn specifieke logo's die u op alle materialen moet gebruiken, en ook bepaalde frasevereisten.

Video-Instructies: Reizende tentoonstelling Wereld Express in Amstelveen (April 2024).