Ontwerp een schema en houd u eraan!

• Mei 20, 2024

Toen ik eenmaal voor een heel klein bedrijf werkte en zoals bij elk klein bedrijf, moest ik veel hoeden dragen. Omdat ik een Jane of All Trades was (ik deed een beetje marketing, receptie, schrijven, administratief werk enz.) Werd ik altijd in verschillende richtingen getrokken. Het was niet de eerste keer dat ik me in een dergelijke ongestructureerde maar veeleisende werksituatie bevond, maar het was de eerste keer dat ik de situatie met gratie behandelde. Ik was er maar een dag - een halve dag eigenlijk - voordat ze me vertrouwden om aan hun belangrijkste documenten te werken en het duurde ongeveer een maand voordat ik elk aspect van mijn werk onder controle had.

Mijn geheim? Ik heb een schema opgesteld en maakt niet uit wat ik eraan heb gehouden. Hier is hoe ik het deed. Je kunt deze technieken ook gebruiken om thuis een schema voor jezelf te maken.

Waarnemingen doen.

Het eerste wat ik deed toen ik aan de baan begon, was observeren wat er om me heen gebeurde. Waar kwam mijn werk vandaan? Hoe vaak kreeg ik dit werk? Wat waren de deadlines?

Wat ik zocht en probeerde op te sporen waren de routinetaken - mijn favoriete soort taak ter wereld, want als je eenmaal iets hebt gedaan, tien, twintig, honderd keer kun je het beheersen.

Schrijf alles op. Laat niets achter.

Terwijl ik mijn observaties maakte, schreef ik dingen op. Ik wist dat ik werk kreeg van de baas en ongeveer een half dozijn andere managers vrij willekeurig. Ik heb nooit geweten wat er zou komen of hoeveel. Ik had ook doorlopend marketingwerk dat ik me realiseerde dat ik mezelf zou moeten managen omdat ik merkte dat niemand mijn voortgang op dit gebied in de gaten hield. Toen waren er twee belangrijke rapporten die beide maandelijks moesten worden gepubliceerd. Bingo! Dit was waar ik naar op zoek was - het routinewerk. Routinewerk is geweldig om een ​​schema op te stellen.

Maak een lijst.

Nadat ik mijn opmerkingen had gemaakt, begon ik een schets op te stellen die ik een 'Dashboard' of 'Hoofdlijst' noem. Op deze lijst heb ik al mijn verantwoordelijkheidsgebieden afgebroken. Ik volgde de filosofie die ik bij het archiveren gebruik: gebruik brede categorieën bij het archiveren omdat het gemakkelijker is om een ​​document in één groot bestand te zoeken dan om 10 kleine bestanden te sorteren.

Werk kwam van verschillende mensen, daarna had ik mijn eigen werk en de twee rapporten. Omdat de opdrachten zo onsamenhangend waren, consolideerde ik. De baas had zijn eigen categorie bovenaan de lijst. Ik heb de managers helemaal samengevoegd in één categorie. Mijn persoonlijke projecten waren een andere en de rapporten stonden onder één categorie onderaan mijn lijst omdat ze de basis vormden. Dit waren mijn kerngebieden van verantwoordelijkheid. Toen ik 20 uitstekende dingen te doen had en de telefoons rinkelden en mijn e-mail sprong, voelde het goed om te weten dat ik uiteindelijk verantwoordelijk was voor slechts vier belangrijke gebieden, hoewel het in eerste instantie voelde als 100!

Maak een schema.

Nadat ik een volledige maand bij het bedrijf was geweest, kon ik een algemene functiebeschrijving opstellen op basis van mijn vier kerntaken. Ik heb deze informatie gebruikt om een ​​schema te ontwikkelen. Elk uur van mijn dag (toen ik niet in een vergadering was) werd toegewezen aan een van mijn verantwoordelijkheidsgebieden. Ik zou bijvoorbeeld een vaste tijd plannen om elke dag een uur of zo aan de rapporten te werken. Toen ik aan de rapporten werkte, werkte ik niet aan marketing of iets anders. Het enige dat me zou afleiden van wat ik moest doen, was een verzoek van de baas of een ernstig noodgeval. En als er een onderbreking was, zou ik het oplossen en daarna weer aan de rapporten werken.

Door op deze manier te werken - door specifieke taken aan specifieke tijdframes toe te wijzen - kon ik al mijn werk voor elkaar krijgen. Wat ik ook deed, was de functiebeschrijving / verantwoordelijkheidslijst omzetten in een statusrapport dat ik elke dag naar belanghebbenden zou e-mailen, zodat zij wisten waar ik was bij al mijn projecten.

Vasthouden aan het!

Ik gebruik deze werkstijl nog steeds wanneer ik thuis schrijf. Ik onderbreek mijn werkdag door publicatie of website. Ik plan brokken van tijd om aan specifieke projecten te wijden en tenzij een ernstige nood opduikt, wijk ik niet af van het schema.

Onlangs werkte ik bijvoorbeeld aan een coffebreakblog-artikel (volgens mijn schema) toen ik een e-mail opmerkte waarop ik had gewacht in mijn inbox. Ik kwam in de verleiding om de e-mail te openen, maar het was voor een artikel waar ik voor schreef verschillend website, geen coffebreakblog. Ik had mijn geplande werk voor die website al eerder op de dag gedaan en was niet gepland om eraan te werken tot de volgende dag. Hoewel ik de e-mail echt wilde openen, heb ik afgezien van het werk dat ik had gedaan.

Ik heb de verwachte e-mail pas 12 uur later geopend toen ik was gepland om dit te doen.

Er kunnen momenten zijn waarop je aan een project moet werken, maar dat kan niet terwijl je op iets wacht en niet verder kunt gaan totdat je het hebt gekregen. In dat geval doe ik iets dat projectgebonden is. Als ik niet aan het vlees van een project kan werken, kan ik altijd wat huishouden doen. Ik kan beginnen met het opstellen van een factuur, ik kan brainstormen over andere ideeën om in de toekomst aan de editors te pitchen, ik kan mijn computerbestanden rechtzetten enzovoort.

Veel professionals met meerdere verantwoordelijkheden weten vaak niet zeker wat ze op een bepaald moment moeten doen.Het hebben van een planning helpt je om die moeilijke beslissingen te nemen. Tenzij er zich een noodgeval voordoet, doet u gewoon wat er in uw planning staat.

Video-Instructies: How to stop screwing yourself over | Mel Robbins | TEDxSF (Mei 2024).