Zorg dat uw papieren bestanden het komende jaar in vorm blijven

• Mei 5, 2024

Wist je dat februari de maand van je bestanden archiveren is? De gegevens van vorig jaar op orde krijgen - en het opzetten van een effectief archiveringssysteem voor het komende jaar - brengt u misschien niet in de stemming om te vieren, maar het kan een flinke dosis kalmte en controle bieden in de komende maanden. Ga als volgt te werk om uw bestanden opgeschoond, opgemaakt en klaar te maken voor u in 2010.

Stap 1: Archiveer het recente verleden
Inmiddels hebt u waarschijnlijk de meeste (zo niet alle) rekeningen en afschriften uit 2009 ontvangen die u gaat krijgen, dus het is een goed moment om de bestanden van vorig jaar te verplaatsen om ruimte te maken voor hun collega's in 2010. Alle bestanden die u nodig hebt voor belastingdoeleinden of juridische doeleinden, kunnen worden overgebracht naar de box van een bankier, een opslaglocatie of een andere draagbare opslagcontainer waar ze worden opgevraagd en verzameld, maar uit de weg. Het spul dat je niet nodig hebt en niet wilt, kan zijn weg vinden naar de shredder of de prullenbak.

(Benieuwd welke bestanden u moet bewaren en hoe lang u ze wilt bewaren? Bekijk het overzicht van BankRate over wat u moet bewaren en waarom, en vraag ook uw CPA of advocaat om richtlijnen, aangezien uw vereisten kunnen variëren afhankelijk van zaken als of u een bedrijf runt of een huis bezitten.)

Deze jaarlijkse opschoning is van toepassing op financiële gegevens (die zich elk jaar vernieuwen) en ook op persoonlijke bestanden zoals schoolrapporten voor kinderen, referentiemateriaal dat u in de loop van het jaar hebt verzameld en correspondentie. Kies wat van dit spul echt de moeite waard is om te bewaren, en hoeveel daarvan kan worden gearchiveerd en hoeveel het echt verdient om in uw hoofdarchiveringssysteem te blijven.

Stap 2: Bied Adieu naar het verre verleden
Terwijl je de records van 2009 verplaatst naar een afgelegen maar nog steeds toegankelijke plek, bekijk je alles wat je hebt bewaard vanaf 2008 en eerder. Purge alles wat veilig kan gaan op basis van de richtlijnen die je hebt gemaakt (wat betekent dat je waarschijnlijk kunt zeggen sayonara aan zaken als telefoon- en energierekeningen van afgelopen jaren, tenzij deze van invloed zijn op uw belastingen), en deze oudere bestanden vervolgens zoveel mogelijk consolideren. Verplaats deze archieven uit uw thuiskantoor en naar een plek waar u ze indien nodig kunt ophalen, maar ze niet regelmatig hoeft te zien, zoals een plank in een kast.

Stap 3: maak nieuwe en vervangende bestanden
Maak vervolgens nieuwe bestandsmappen voor de rekeningen en afschriften die u regelmatig ontvangt, zoals bankafschriften en creditcardrekeningen. (Als u de records van vorig jaar hebt verplaatst zonder de bestandsmappen te verwijderen, kunt u deze stap overslaan.) Dit is ook een goede gelegenheid om categorieën te wijzigen, combineren of verwijderen, en om nieuwe categorieën toe te voegen indien nodig. Als u de tijd neemt om de bestandsmappen nu te installeren, in te delen en te labelen, wordt het archiveren de rest van het jaar gemakkelijker (hoewel nog steeds niet echt spannend).

Stap 4: Ga aan de slag bij een gewoonte
Met je oude spullen opgeruimd en nieuwe bestanden klaar voor gebruik, hoef je alleen nog maar dingen op te bergen als je er klaar mee bent. Makkelijker gezegd dan gedaan, ik weet het, vooral als je liever tanden hebt getrokken dan papieren te moeten vijlen. Zoals met elke klus, kan het aanpakken in kleine doses het echter veel draaglijker maken en veel minder tijd vergen. Probeer een extra minuut of twee toe te voegen voor het archiveren van de tijd die u besteedt aan het betalen van rekeningen of het in evenwicht houden van uw chequeboek - met een werkbaar systeem op zijn plaats hebt u niet veel meer tijd nodig om spullen in uw archiveringssysteem te krijgen wanneer het is ingesteld om soepel te functioneren.

Of u nu Archive Your Files-maand officieel viert, neem de komende weken de tijd om uw bestanden in vorm te krijgen. De rest van het jaar zul je blij zijn dat je het gedaan hebt!

Video-Instructies: Curious Beginnings | Critical Role | Campaign 2, Episode 1 (Mei 2024).