Enkele voor- en nadelen van Packaged Filing Systems

• Mei 13, 2024

Papierbeheer en archivering staan ​​bovenaan de lijst van bijna iedereen van de meest gehate organiserende taken, vaak omdat ze schijnbaar eindeloze beslissingen met zich meebrengen: wat moet ik bewaren? Hoe lang moet ik het bewaren? Waar moet het heen? Hoe moet ik de map noemen waarin ik deze opsla?

Verpakte bestandssysteemkits kunnen soms een handige manier zijn om het beheer van papier uit de weg te ruimen, omdat ze je precies vertellen waar je dingen moet bewaren, hoe lang je ze moet bewaren en wat je je mappen moet labelen. Er zijn echter ook enkele nadelen. Hier is een blik op enkele van de voor- en nadelen van één systeem dat ik heb geprobeerd, de
Organisator Financiële Planning Kit van Homefile.

Wat zit er in de set?
De financiële planningskit van Homefile bevat tweeëntwintig bestandsverdelingskaarten, een snelzoekindex en een handboek met instructies voor het gebruik van het systeem, evenals ruimte om zaken zoals accountinformatie, verzekeringsinformatie en persoonlijke gegevens op te nemen.

Hoe het werkt
Elk van de verdelingskaarten van de financiële planningskit heeft een tabblad met een specifieke categorie - Verzekering: bijvoorbeeld ziekte en handicap; de kaart zelf geeft aan wat voor soort papieren in dat bestand moeten gaan, welke papieren in een ander bestand moeten gaan en hoe lang je de papieren moet bewaren.

U plaatst elke bestandsverdelingskaart in een hangende bestandsmap en vult die map vervolgens met de papieren die op de kaart zijn gespecificeerd. (Sommige categorieën, zoals Bankrekeningen, zijn breed genoeg dat de kit aanbeveelt om manilla-bestandsmappen in de hangende mappen te gebruiken om papieren voor verschillende accounts gescheiden te houden.) De snelle indexkaarten en het handboek gaan in een hangende bestandsmap voor alles anders; wanneer u een document moet indienen of ophalen, vertelt de index u waar u moet zoeken.

Wat ik leuk vond aan het systeem
Onlangs besloot ik om de kit van Homefile op de proef te stellen. Door de aanwijzingen in het handboek op te volgen, heb ik een nieuw archiveringssysteem opgezet en mijn papieren opnieuw ingediend volgens de categorieën en richtlijnen in de set. Omdat ik niet hoefde te beslissen waar ik dingen moest opslaan en geen labels hoefde te maken voor de hangende mappen (daar zijn de tabbladen op de kaarten voor), ging het proces redelijk snel.

Toen ik mijn papieren verplaatste, ontdekte ik dat sommige categorieën die ik eerder apart had opgeslagen - zoals creditcardafschriften en kredietrapporten - logischer waren, zoals de kit aanbeveelde. Ik vond ook dat de index erg handig was: in plaats van te onthouden waar ik een bepaald artikel zou plaatsen, kon ik het gewoon opzoeken in de index. Dit kan mogelijk een tijdsbesparing zijn.

Het werkboek wijst erop dat dit systeem vooral nuttig kan zijn voor mensen met bestanden op verschillende locaties (bijvoorbeeld een hoofdverblijfplaats en een vakantiehuis) en mensen die verantwoordelijk zijn voor meerdere sets bestanden (zoals die van henzelf en die van een oudere ouder). Daar ben ik het mee eens. Deze kit zou de noodzaak kunnen elimineren om het wiel opnieuw uit te vinden in termen van archiveren.

De nadelen
Hoe dieper ik kwam in het creëren van mijn archiefsysteem, hoe meer ik me bewust werd van dingen over de kit die niet goed bij mij pasten:

• Om te beginnen waren er enkele verwarrende verschillen en kruisingen tussen categorieën - diploma's zijn bedoeld om bijvoorbeeld in de map Persoonlijk te worden opgeslagen, terwijl transcripties in de map Scholen en kinderopvang gaan (maar ik ben momenteel niet op school en doe dat niet kinderen hebben).
  
• Door de instructies van de kit te volgen, moest ik verschillende wijzigingen aanbrengen die mij niet logisch leken; bonnen voor grote aankopen, die ik normaal gesproken opsla bij de verzekeringsgegevens van mijn huurder (omdat ik er alleen naar terug zou verwijzen als ik een claim zou indienen) zijn bedoeld om te worden bewaard met garanties en gebruikershandleidingen.
  
• Ik vond ook dat sommige categorieën ontbraken. Er was bijvoorbeeld geen indicatie waar bestanden moesten worden bewaard, zoals terugkerende facturen (hulpprogramma's, telefoon, enzovoort) - en hoewel de werkmap ruimte biedt om de index aan te passen wanneer u papieren tegenkomt die niet in een specifieke lijst staan categorie, kan dit mogelijk het doel van een systeem teniet doen waarin beslissingen vooraf voor u worden genomen.
  
• Uiteindelijk vond ik een deel van de logistiek van het systeem onvolkomen. De kit beveelt aan aangiften inkomstenbelasting en ondersteunende informatie in een map in te dienen, maar alles, behalve de meest elementaire 1040, zal waarschijnlijk één hangende map tot overlopen vullen. Ook zijn de bestandskaarten zelf iets te lang: toen ik ze in een hangmap met zelfs een gedeeltelijk volledig Manilla-bestand plaatste, kon ik de bovenkant van de bestandsbox die ik gebruikte niet sluiten.
  

het komt neer op
Als je al een archiveringssysteem hebt, vind je het misschien - net als ik - moeilijk om je natuurlijke neigingen te negeren als het gaat om het beslissen waar je dingen wilt archiveren. De soms verwarrende cross-overs van de kit tussen categorieën kunnen frustrerend zijn. U kunt ook worden belemmerd als u papieren hebt die niet gemakkelijk in traditionele archiefcategorieën vallen.

Aan de andere kant is de kit goed in het anticiperen op de meeste grote archiveringscategorieën en duidelijk aangeven wat in elke categorie past, wat niet en wanneer het veilig is om de inhoud van elke map te wissen. Het is ook eenvoudig in te stellen en vereist geen apparatuur die verder gaat dan de standaard voorraadbenodigdheden. Als je wordt overweldigd door papier en je verlamd voelt door de gedachte dat je moet beslissen waar dingen naartoe gaan, of als je gewoon een eenvoudig, eenvoudig archiveringssysteem wilt, is de Financial Planning Organizer Kit misschien het juiste ticket.

Video-Instructies: Nissan Qashqai (2019) met Nissan Connect - Infotainment Review #1 - AutoRAI TV (Mei 2024).