Rapporten, handleidingen, manuscripten en wetenschappelijke documenten schrijven

• Mei 3, 2024

Werken met lange documenten kan een hele klus zijn om georganiseerd te blijven, maar MS Word biedt verschillende functies die u kunt gebruiken om het proces te beheren. Veel van deze functies kunnen op verschillende manieren samen worden gebruikt om uw projecten beter beheersbaar te maken.

Bladwijzers (hyperlinks)
Bladwijzers (hyperlinks) in uw document zijn handig wanneer uw document meer informatie over een onderwerp bevat. Bijvoorbeeld: in een producthandleiding voor een camera. Aan het begin van de handleiding bespreekt u waar de knop Belichtingscompensatie zich op de camera bevindt. U kunt een bladwijzer plaatsen in het gedeelte van de handleiding waar u bespreekt hoe u de belichtingscompensatie kunt instellen. Met deze techniek kan de lezer snel naar het gedeelte van het document springen waar hij / zij meer informatie over de functie kan krijgen.

Kruisverwijzing
Vergelijkbaar met een bladwijzer, stelt kruisverwijzing de lezer in staat naar een andere locatie in het document te springen waar hij meer informatie over het onderwerp kan vinden. Kruisverwijzingen kunnen worden gemaakt naar cijfers, bladwijzers, bijschriften, koppen, genummerde alinea's, paginanummers, enz. Het mooie van deze functie is dat u in Word niet kunt verwijzen naar een pagina of kop die niet bestaat in het document.

waarin
Werken met de functie Documentoverzicht vereist het gebruik van consistente koppen in uw document. Dit werkt goed als u grote categorieën hebt met een reeks ondertitels. U hebt bijvoorbeeld een hoofdstukkop met verschillende secties binnen het hoofdstuk. Elke sectie kan verschillende onderwerpen bevatten die een hiërarchie van koppen maken. Deze methode werkt het beste wanneer u stijlen toewijst aan elk van de kopniveaus. In de overzichtsweergave kunt u het document samenvouwen tot kopniveau om direct een beeld te krijgen van hoe elk van de secties verloopt. In de overzichtsweergave kunt u evalueren of het document logisch is geschreven. Met functies in de overzichtsweergave kunt u de lay-out ook manipuleren door kopniveaus te degraderen en te bevorderen, en het document opnieuw te rangschikken.

Hoofd- en subdocumenten
Manuscripten vereisen een krachtigere tool die Word biedt met zijn Master- en SubDocuments-functie. U zou deze functie gebruiken voor het organiseren van grote projecten zoals een boekmanuscript. Met deze tool kunt u het grote project opdelen in kleinere, beter beheersbare subdocumenten. Het hoofddocument linkt naar de gerelateerde subdocumenten, zodat wanneer wijzigingen in het subdocument worden aangebracht, het hoofddocument eveneens wordt bijgewerkt en vice versa. Elk van de subdocumenten is hyperlink in het hoofddocument waarmee u een subdocument vanuit het hoofddocument kunt starten. Vanwege de koppeling kunt u een inhoudsopgave, indexering, kruisverwijzing, kop- en voetteksten maken die op alle subdocumenten kunnen worden toegepast vanuit het hoofddocument.

Cijfers, grafieken en tabellen
Wetenschappelijke werken gebruiken vaak cijfers, grafieken en tabellen om punten te illustreren die in de tekst worden gemaakt. Een tabel met figuren, grafieken, tabellen, enz. Kan erg handig zijn voor uw lezers. Met deze functie wordt de tabel automatisch op dezelfde manier gemaakt als een inhoudsopgave. De sleutel tot het gebruik van deze functie is het invoegen van bijschriften in elke figuur, grafiek en tabel die u in de referentietabel wilt opnemen. Er zijn verschillende indelingsopties voor het maken van tabellen, waaronder de mogelijkheid om paginanummers weer te geven, de uitlijning van de paginanummers, het weergeven van labels en nummers en tableiders.

Inhoudsopgave (TOC)
Inhoudsopgave is het handigst in referentiegidsen. Lezers waarderen het om een ​​TOC te hebben om hen te helpen de informatie in het document te vinden die voor hen het belangrijkst is. Het maken van een inhoudsopgave in Word is een fluitje van een cent, mits u consequent stijlen toepast op de koppen en andere delen van het document die u in de inhoudsopgave wilt opnemen. Wanneer uw document meerdere niveaus van koppen bevat, moet de inhoudsopgave worden beperkt tot de eerste drie kopniveaus, anders kan het te complex worden om nuttig te zijn. In het algemeen zou u de inhoudsopgave in een apart gedeelte van uw document aan het begin van uw document vastleggen. Door een apart gedeelte te maken, kunt u beginnen met het nummeren van de inhoud van het document op pagina 1 zonder dat de pagina's van de inhoudsopgave de paginanummering bemoeilijken. U kunt de inhoudsopgave combineren met bladwijzers of hyperlinks zodat lezers van richting kunnen veranderen naar het gewenste onderwerp.

Indexeren
Het indexeren van een referentiedocument is erg handig. De opname ervan in een document helpt lezers om concepten en specifieke onderwerpen gemakkelijk te vinden. Het bevindt zich meestal in een sectie aan de achterkant van het document en biedt paginaverwijzing voor belangrijke ideeën in het document. Deze functie is eenvoudig te gebruiken, maar de moeilijke taak voor de schrijver is om te bepalen wat de juiste woorden, onderwerpen of concepten zijn om te indexeren. Een goede index is goed doordacht. Om deze functie effectief te gebruiken, moet elk woord of elke kop in de index worden gemarkeerd in het document. Afhankelijk van de lengte van het document kan dit een vervelende oefening zijn, maar de moeite waard voor uw lezers.

Voet- en eindnoten
Een andere arbeidsintensieve taak in een lang wetenschappelijk of referentiedocument is het beheren van voet- en eindnoten. De functies Voetnoten en Eindnoten van Word maken de nummering en opmaak van deze kritieke verwijzingen eenvoudig, maar u moet de auteurs, het werk, de uitgever en gepubliceerde datums voor elke referentie goed vermelden. Elke voetnoot en eindnoot in uw document moet correct worden gemarkeerd. Word neemt echter de taak op zich om de voetnoot of eindnoot in de juiste volgorde en locatie in het document in te voegen.