Outlook-regels gebruiken om e-mail te organiseren

• Mei 3, 2024

Eerder schreef ik over het organiseren van uw Outlook-e-mail met behulp van mappen (zie onderstaande link voor artikel) en hoewel dit een geweldige manier is om uw e-mail te organiseren, moet u de berichten nog steeds handmatig naar de juiste map verplaatsen. Wat als er een gemakkelijkere manier is?

Goed nieuws! Er is een gemakkelijkere manier!

Als u Outlook gebruikt, kunt u regels maken die een reeks acties, voorwaarden of uitzonderingen zijn die door een actie of gebeurtenis worden geactiveerd om uw e-mail te helpen organiseren. U kunt bijvoorbeeld een regel maken die elke e-mail van uw baas naar een map met de naam Negeren verplaatst - hoewel dat misschien niet de beste carrièrestap is!

Regels kunnen worden gebruikt om e-mail automatisch naar een map te verplaatsen, e-mail uit een opgegeven verzending te verwijderen, een e-mail te beantwoorden - de mogelijkheden zijn eindeloos, afhankelijk van wat u wilt bereiken. Het basisidee achter het maken van een regel is als volgt:

• Bepaal de trigger (ontvangen e-mail, verzonden e-mail, enz.)
• Bepaal de actie (verwijder e-mail, verplaats e-mail, beantwoord e-mail, enz.)
• Bepaal uitzonderingen - berichten waarvoor de regel niet wordt toegepast

Een regel instellen in MS Outlook:

1. kiezen Gereedschap
2. Klik Over regels en waarschuwingen
3. Klik op Nieuwe regel

Op dit punt wordt u gevraagd om een ​​regel te maken op basis van een sjabloon of te beginnen met een lege regel. Als u een basisregel maakt (zoals verplaatsen naar map), selecteert u de sjabloon en klikt u op Volgende. Als u helemaal opnieuw een regel wilt maken, selecteert u Starten vanaf een lege regel en volgt u de wizard die u stap voor stap door het proces van het maken van een nieuwe regel leidt.

Nadat de regel is ingesteld, is het goed om de regel te testen om te controleren of deze goed werkt - (niet alle regels kunnen gemakkelijk worden getest, zoals een regel voor automatisch beantwoorden). Als u beslist om een ​​bestand naar een map te verplaatsen, kunt u de regel testen door een bericht te selecteren dat aan de juiste criteria voor de regel voldoet en Nu uitvoeren deze regel te selecteren.

Zoals je kunt zien, kunnen regels erg handig zijn om je berichtengekte te temmen. Bekijk uw inbox en neem de tijd om te bepalen welke regels u kunt gebruiken om uw e-mail sneller, eenvoudiger en automatisch te beheren en op te slaan!

Video-Instructies: Mail automatiseren met regels in Outlook (Mei 2024).