Eenvoudige stappen naar een effectief archiveringssysteem

• Mei 16, 2024

Dit artikel is een fragment uit mijn nieuwe e-boek, De Organized Life Guide to Organizing Papers & Files.

De hoeksteen van de meeste papierbeheersystemen is een set bestanden die de informatie die voor u belangrijk is, kan bevatten en categoriseren. Met een paar basisbenodigdheden en enkele eenvoudige stappen kan het maken van een archiveringssysteem (of het bijwerken van een bestaand systeem) een relatief snelle en pijnloze taak zijn, vooral als u al ongewenste en onnodige papieren hebt verwijderd. Zo krijgt u uw bestanden in vorm.

Wat je nodig hebt:

• Lege bestandsmappen. Ik raad aan om zowel interne (of manilla) bestandsmappen als hangende mappen te gebruiken, maar als u op ruimte drukt, kunt u de ene of de andere gebruiken.
  
• Plakbriefjes. Het standaardformaat van 3 bij 3 inch is ideaal, omdat het u voldoende ruimte geeft om te schrijven.
  
• Een pen of potlood.
  
• Blanco papier of een blanco tekstverwerkingsdocument om aantekeningen te maken over de archiefcategorieën die u gaat maken en wat daarbij hoort.
  
• Alle bestanden die u al heeft gemaakt, of ze nu deel uitmaken van een archiveringssysteem dat u al hebt of mappen die u hebt gemaakt terwijl u papieren opzij legde om te bewaren tijdens het sorteer- en onkruidproces.
  Zakken of bakken voor recycling en versnipperen, voor het geval u ongewenste of onnodige papieren tegenkomt die nog op de loer liggen.
  

Wat te doen:

1. Verzamel alle papieren waarmee je samenwerkt op één plek. Als u een bestaand archiveringssysteem bijwerkt, loopt u voor op het spel.
   
2. Pak een papier van de bovenkant van je stapel en doe er een van twee dingen mee:
   
   
   
   • Als het gerelateerd is aan een bestandscategorie die u al hebt gemaakt of een bestand in uw bestaande systeem, voegt u het toe aan die map.
     
   • Als het in een nieuwe of afzonderlijke categorie hoort, plaats het dan in een lege bestandsmap en gebruik een plaknotitie om die map een tijdelijk label te geven.
     
   
   
3. Terwijl u papieren in mappen plaatst, noteert u een notitie op uw blanco vel papier of in uw tekstverwerkingsdocument over wat het papier is en waar u het hebt geplaatst. U kunt bijvoorbeeld 'Autoverzekering - in de map Auto' of 'Vluchtinfo voor reis naar San Francisco - in de map' Aanstaande reizen 'schrijven. Met deze opmerkingen kunt u onthouden waar u dingen hebt opgeslagen en kunt u ook een bestandsmap maken wanneer u klaar bent met het instellen van uw systeem.
   
4. Herhaal deze stappen met elk papier in je stapel. Als u een bestaand archiveringssysteem bijwerkt, blader dan door de papieren in elke map om te bepalen of ze in die map of elders horen en of het categorielabel in de map nog steeds correct is. Verplaats dingen naar andere mappen en werk uw labels indien nodig bij.
   
5. Nadat u alles in mappen heeft gesorteerd en gecategoriseerd, kijkt u terug in de mappen. Zijn de categorieën en labels zinvol? Zijn er mappen die moeten worden geconsolideerd? Iemand die in kleinere categorieën moet worden onderverdeeld?
   
6. Als je tevreden bent met de categorieën die je hebt gemaakt, label je je mappen. U kunt labels met de hand schrijven of afdrukken of ze maken met een labelmaker.
   
7. Plaats de mappen in de bestandslade, het vak of de bak die u gebruikt om ze op te slaan. Organiseer uw bestanden op een manier die logisch is voor u op basis van hoe u ze gaat gebruiken. U kunt ze bijvoorbeeld alfabetisch of chronologisch ordenen, of u plaatst de mappen die u waarschijnlijk het meest zult gebruiken, met minder vaak geopende bestanden achter.
   
8. Schrijf uw bestandsmap op. Deze lijst, op basis van de notities die u hebt gemaakt over de categorieën die u hebt gemaakt en wat u in elke categorie hebt opgeslagen, helpt u te onthouden wat waar is. Bewaar een kopie van uw bestandsmap voor in uw bestandslade of in een map op het bureaublad van uw computer, zodat u deze gemakkelijk kunt openen wanneer u iets in uw bestanden moet vinden.
   
9. Bewonder uw up-to-date, functioneel archiefsysteem!