Het beste halen uit een technisch supportgesprek

• Mei 9, 2024

Het overkomt ons allemaal, zelfs IT-mensen ... de gevreesde oproep tot technische ondersteuning. Tegenwoordig gebeurt dit niet alleen met computers. Nu we zoveel andere apparaten hebben: mobiele telefoons, PDA's, navigatiesystemen, MP3-spelers, hebben we nog meer dingen te doen. In feite zijn het deze apparaten die ons waarschijnlijk aan de telefoon zullen brengen met technische ondersteuning, omdat het relatief nieuwe aankopen kunnen zijn en niet veel in de weg staan ​​van een gids voor probleemoplossing, behalve om "opnieuw op te starten".

Zoals iedereen die technische ondersteuning heeft moeten gebruiken, weet, kan de ervaring overal zijn, van snel en eenvoudig tot lang en langdurig; meestal het laatste. Dus bereid je voor voordat je begint met een paar tips die kunnen helpen om het gesprek zo pijnloos mogelijk te maken.

Als je op mij lijkt, doe je alles wat nodig is om aan de gevreesde technische ondersteuning te ontsnappen. Dat houdt in dat ik mijn best doe om het probleem zelf op te lossen. Ik controleer de handleiding, voer de oude herstart uit (wat eigenlijk een groot deel van de tijd werkt) en ga uiteindelijk online om te zien of ik daar een antwoord op kan vinden. Ik begin met de website van het product, die een geweldige informatiebron kan zijn. U moet eigenlijk altijd de website van een nieuw product bezoeken. Mogelijk vindt u enkele speciale aanbiedingen, gratis downloads en meldt u zich aan voor meldingen van productupgrades.

Zoek daarna uw product op winkelsites of sites met productrecensies. In het gedeelte voor klantrecensies of opmerkingen kunt u zien dat andere mensen hetzelfde probleem hebben ondervonden. Je kunt zelfs proberen je probleem met Google te delen. Dat kan u naar discussieborden of artikelen leiden die het probleem aanpakken.

Als dat alles en een telefoontje naar je neef die 'redelijk goed is met elektronica' niet helpt, dan moet je misschien gewoon bellen.

Zorg voordat u begint dat u voldoende tijd hebt om aan de telefoon te zijn. Met een beetje geluk heb je het niet nodig, maar wees er klaar voor. Begin niet met bellen als je weet dat je over een paar minuten het huis uit moet rennen of het is het einde van je lunchuur.

Houd het defecte apparaat voor u, samen met eventuele accessoires (zoals batterijen of een oplader) die u nodig heeft. Als het probleem uw computer is, moet u deze aan hebben en gereed hebben. De kans is groot dat uw technische ondersteuningsmedewerker u tijdens het gesprek met het daadwerkelijke apparaat nodig heeft.

Een andere reden om het artikel bij u te hebben, is dat u mogelijk de technische ondersteuningsmedewerker informatie moet geven, zoals een serienummer of productsleutel, of dat ze de versie van uw software kunnen vragen. Het is dus mogelijk dat u naar het product of de software moet kijken om dit te vinden. Ik raad je aan eerst de informatie te vinden en op te schrijven, vooral als het moeilijk te zien is (voor het lezen van het serienummer op de achterkant van een iPod heb je een zeer goed oog of een elektronenmicroscoop nodig). Voor software is deze meestal te vinden op het tabblad Help in het scherm 'Over'. Technische ondersteuning moet u kunnen vertellen hoe u dergelijke informatie kunt vinden, maar wees erop voorbereid om ernaar te zoeken.

Over het algemeen moet u altijd weten welk besturingssysteem u gebruikt en welke versie van de software u belt, als u over een computerprobleem belt. Dit zal je altijd worden gevraagd. En als u een klantnummer of bestelnummer hebt, houd dat bij de hand. Alles wat u kunt doen om het proces soepel te laten verlopen, zal helpen. U wilt niet een half uur in de wacht staan ​​om erachter te komen dat u essentiële informatie op kantoor hebt achtergelaten en dat u terug moet bellen.

Heb iets om op te schrijven en een pen of potlood. Mogelijk moet u instructies of andere informatie noteren. Het kan ook zijn dat je onderweg notities wilt maken. Probeer indien mogelijk de naam van de persoon die u helpt te achterhalen en een manier om ze terug te bellen. Dit is misschien niet mogelijk (veel bedrijven geven u geen directe informatie, het is hun beleid en niet de schuld van de ondersteuningsmedewerker met wie u spreekt), maar als u deze informatie kunt krijgen, krijgt u deze - vooral als de persoon waarmee je sprak is erg nuttig.

En tot slot, haal diep adem en zeg tegen jezelf dat je geduldig moet zijn en de technische ondersteuning aardig moet behandelen. Je bent misschien boos op het product en het bedrijf omdat je in de steek is gelaten, maar laat het niet doorgaan naar de technische ondersteuningsmedewerker. Hij of zij heeft jouw probleem niet veroorzaakt, en het komt erop neer dat je telefoontje veel gemakkelijker gaat voor jullie beiden als je kalm en aangenaam blijft. Gebruik die tijd die je in de wacht hebt doorgebracht (waarvan je wist dat je daar zin in had) om te ontspannen, je gedachten te verzamelen en je voor te bereiden op de oproep.

Over het gesprek zelf gesproken, misschien wilt u uw telefoon op de luidspreker zetten of een headset gebruiken. Op deze manier kunt u uw handen vrijmaken om met uw defecte product te spelen of aantekeningen te maken. Je kunt op zijn minst andere dingen doen terwijl je in de wacht staat. Ik blijf gewoon aan een ander project werken terwijl ik wacht op een antwoord. Er is geen reden waarom je daar gewoon naar de telefoon zou moeten zitten staren als je dat niet hoeft te doen.

Wanneer je eindelijk een mens krijgt (gefeliciteerd!), Sta klaar om hen over je probleem te vertellen op een zo eenvoudig en beknopt mogelijke manier. Wees aan het einde van het gesprek bereid om een ​​bevestigingsnummer te verwijderen. Vaak worden oproepen op deze manier gevolgd en als u moet terugbellen, kunnen ze u om een ​​dergelijk nummer vragen.Zorg ervoor dat je geen laatste vragen hebt voordat je ophangt. En tot slot, bedank ze voor hun hulp. Hij of zij zal uw geduld en vriendelijkheid waarderen.

Video-Instructies: Hush | Critical Role | Campaign 2, Episode 7 (Mei 2024).