Is het tijd om uw e-mailinbox te wissen?

• Mei 18, 2024

Of u nu thuis werkt of een 9 tot 5 buitenshuis werkt, u kunt uw computerinbox gebruiken om sommige van uw berichten te archiveren. Als je je inbox gebruikt om te archiveren, houd dan in de gaten hoeveel beschikbare opslagruimte je nog hebt.

E-mail met grote bijlagen kan veel ruimte innemen. Hoewel veel beschikbare e-mailaccounts de opslagcapaciteit voor gebruikers vergroten, is het een goed idee om grip te houden op wat u bespaart. Soms wordt een "dringende of schattige" forward opgeslagen omdat je van plan bent om het naar een vriend te sturen of te lezen wanneer je tijd hebt. Maanden later merk je het en realiseer je je dat het niet heel schattig is, noch was het urgent. Als u niet van doorgestuurde berichten houdt, vraag dan uw vrienden om ze niet te verzenden of eenvoudig te verwijderen.

In plaats van een bericht in uw inbox achter te laten, wilt u misschien een map maken. Overweeg het maken van online archiefbestandsmappen voor belangrijke e-mail.

Wanneer u persoonlijke e-mail opruimt, vraag uzelf dan af wanneer dit de laatste keer was dat ik dit nodig had of gebruikte? Als u denkt dat het belangrijk is, maar het al 6 maanden niet hebt gebruikt, archiveer het dan. Alle of de meeste e-mailsystemen kunnen grote bestanden opslaan. Als de e-mail van je baas is, maak dan een map met haar naam en sla het item daar op. Als het een algemene notitie is die een vergadering bevestigt en de vergadering heeft plaatsgevonden, is de notitie mogelijk niet langer nodig, omdat u het onderwerp van de vergadering, de datum, de tijd en de namen van de deelnemers in uw agenda hebt staan. Veel bedrijven hebben regels en voorschriften over hoe lang documenten moeten worden bewaard. Dezelfde regels kunnen van toepassing zijn op e-mail. Dus lees de regels en voorschriften voordat u op de knop Verwijderen drukt.

Sommige mensen houden ervan om alles te redden en anderen willen gewoon niet omgaan met het weggooien van wat ze niet willen. Beide praktijken kunnen uiteindelijk dezelfde problemen veroorzaken die een packrat in de fysieke wereld veroorzaken - problemen met ruimte en rommel. Als u merkt dat u zich niet kunt herinneren waarom u een item opslaat, is het mogelijk niet belangrijk. Maak een divers archiefbestand voor dit soort items, pas op dat je niet alles in dit catchale donkere gat gooit.

Een eenvoudige manier om e-mails te categoriseren voor archivering is door de zoekfunctie te gebruiken om lijsten met e-mail op te halen op onderwerp of eigennaam. Als Anthony Parks een e-mail over het Hamilton-project heeft verzonden, zoek dan naar Anthony Parks of Hamilton-project. Zodra u de e-mails hebt, maakt u een map onder de projectnaam of de naam van het individu.

Sla je bepaalde inkomende letters of formulieren op omdat je het formaat of de stroom van de taal in het document leuk vindt? Het is een goed idee om het concept zo snel mogelijk voor te bereiden en het meteen in uw map "Concepten" te plaatsen.

Een beetje e-mailhuishouding kan uw e-mailbestanden ordelijk en opgeruimd houden.

Video-Instructies: 11 Hours of Healing Sleep Music ★︎ Relaxing Music for Sleeping & Healing ★︎ Black Screen (Mei 2024).