Een factureringssysteem instellen

• Mei 18, 2024

Ben je het zat om overal in het huis rekeningen te vinden; op de keukentafel, op de eetkamertafel of de woonkamermantel? Het is echt niet zo verwonderlijk om overal in huis papieren te vinden. De meesten van ons zijn dagelijks overspoeld met ongewenste e-mail dat het elke dag door al dit papier te moeten bladeren een vervelende klus kan zijn. In plaats van alleen de rekeningen op de keukentafel te gooien, maar ze een paar dagen later op een boekenplank in de woonkamer te ontdekken, zou dit nu misschien het perfecte moment zijn om eindelijk een systeem voor het betalen van rekeningen op te zetten om vervelende papierrommel te elimineren en ervoor te zorgen dat u bent nooit meer te laat met een nieuwe factuurbetaling.

1. Zoek een plaats voor uw facturen. U hebt geen uitgebreid archiveringssysteem nodig. Het enige dat u nodig hebt, zijn 3 mappen om het werk te doen: een voor uw inkomende rekeningen, een voor openstaande rekeningen en een bestandsmap voor betaalde rekeningen. Kleurgecodeerde of zelfs gewone Manilla-mappen zijn ideaal voor dit doel.

2. Bepaal hoe u uw inkomende rekeningen wilt organiseren. U kunt uw inkomende facturen ordenen op de vervaldatum, ze groeperen op categorie (bijvoorbeeld hulpprogramma's) of in de volgorde waarin u ze invoert in uw chequeboek of geautomatiseerde budgetspreadsheet.

3. Kies de dagen en het tijdstip waarop u uw rekeningen betaalt. Het kan op een doordeweekse ochtend of late avond zijn, wat past in uw schema. Door je aan een regelmatig schema te houden, kun je georganiseerd en op schema blijven. Plan 2 dagen per maand in voor uw factuurbetaalwerk (bijv. 4e en 18e van elke maand). Misschien wilt u het betalingsschema van uw factuur coördineren om wekelijkse of tweemaandelijkse directe stortingen van uw salaris op uw betaalrekening te plaatsen, zodat u voldoende saldo hebt.

4. Zoek een rustige werkplek in uw huis. Dit kan de keuken- of eetkamertafel zijn. Of, als u wilt, kunt u een werkruimte in een ongebruikt gebied in uw huis creëren of een logeerkamer in uw thuiskantoor veranderen.

5. Ontvang een aparte kalender voor uw factuurbetaalsysteem. Markeer de datum waarop elke factuur moet worden betaald. De kalender moet zichtbaar zijn, zodat u de vervaldatums van de betaling kunt bijhouden.

6. Sla enveloppen, postzegels en andere kantoorbenodigdheden op als u uw facturen liever per post betaalt. Niets is frustrerender dan ontdekken nadat u de enveloppen voor al uw factuurbetalingen hebt verzegeld en geadresseerd dat uw postzegels op zijn.

7. Voer elke betaling in uw chequeboek in. Ga over elk ingevoerd item om te controleren of het correct is.

Noteer ten slotte het chequenummer en de datum van betaling op uw gedeelte van de factuur of kopie van de factuur. Als u wilt, kunt u de factuur of kopie van de factuur "betaald" stempelen. Plaats elke factuur of kopie in de map 'Betaalde rekeningen'. Vergeet niet de bedragen in uw geautomatiseerde budgetspreadsheet of huishoudbudgetboek in te voeren om de uitgaven en eventuele geschillen over de betaling van een factuur bij te houden. Misschien wilt u oude "betaalde" facturen aan het einde van elke factureringscyclus weggooien om de bestandsmap "betaalde facturen" actueel te houden.

Zodra u een systeem voor het betalen van rekeningen heeft opgezet, zult u zich snel realiseren dat het nuttig is voor het stroomlijnen van het huishoudelijk beheer en budgettering. Een ander onmetelijk voordeel van een systeem voor het betalen van rekeningen is dat het uw emotionele en mentale energie vrijmaakt voor andere belangrijke inspanningen, zodat u zich nooit meer zorgen hoeft te maken over een late of onbetaalde rekening.


Alleen ter informatie.

Video-Instructies: Zou uw zorgorganisatie niet 1 FTE per locatie willen besparen op de financiële administratie? (Mei 2024).