Verminder de rommel door digitaal te gaan, deel 2: papier

• April 28, 2024

In het eerste deel van deze serie hebben we gekeken naar manieren waarop digitaal gaan met je muziekcollectie je kan helpen om rommel te voorkomen en meer van je muziek te genieten. Maar stapels cd's en cassettes zijn zelden de grootste hoofdpijn van iemand; dat onderscheid komt het meest voor in papieren, vooral die we voor fiscale of juridische doeleinden moeten bewaren. Deze week zullen we dan onderzoeken hoe digitaal gaan in de papieren wereld ervoor kan zorgen dat de administratie die u nodig hebt minder belastend en overzichtelijker wordt.

De basis
De meest voorkomende reden dat de meesten van ons papieren zoals bonnetjes, rekeningen, nutsverklaringen, enzovoort bewaren, is omdat er een kans is dat de IRS erom zou vragen als we ooit een belastingcontrole zouden ondergaan. Inderdaad, archiveren is een serieuze zaak, en het is belangrijk om de ondersteunende documenten te hebben die je nodig hebt zolang de IRS zegt ze te bewaren. (Zie de onderstaande link voor een overzicht van belastinggerelateerde administratie.)

Dat gezegd hebbende, hoeveel van ons zouden onze belastinggerelateerde documentatie daadwerkelijk snel en gemakkelijk in handen kunnen krijgen als we erom zouden worden gevraagd? Hoeveel zouden er door bergen van ongerelateerd papierwerk moeten graven? Hoevelen van ons knarsetanden alleen maar denken aan het aanpakken van de dossierlade / doos / achterkant van de kast waar (we denken dat) al dit papierwerk is opgeslagen? Het digitaliseren van de gegevens die u moet bewaren, kan u helpen om aan de IRS te voldoen zonder daarbij uw verstand op te geven.

De voordelen
De Amerikaanse wetgeving staat nu toe dat digitale kopieën van belastinggerelateerde archieven worden gebruikt voor veel van de dingen die we vroeger op papier moesten bewaren, inclusief onkostennota's, rekeningen en afschriften. Het opslaan van belangrijke documenten zoals deze in digitale vorm bespaart niet alleen veel ruimte, het kan het ook eenvoudiger maken om snel te vinden wat u nodig hebt en om uw administratie georganiseerd te houden. Bovendien hoeft u misschien nooit meer een schoenendoos vol met bonnen in april aan uw belastingvoorbereider te overhandigen!

Het is belangrijk op te merken dat sommige documenten altijd in hun originele papieren formaat moeten worden bewaard, inclusief testamenten, titels, geboorteakten en veel hypotheekdocumenten. Hoewel u altijd digitale kopieën van deze documenten kunt maken, moet u de originelen op een veilige plaats bewaren. Vraag uw advocaat, CPA of belastingdeskundige om meer informatie over wat u op papier moet bewaren.

Ermee beginnen
Het enige dat u echt nodig hebt om uw papieren te digitaliseren, is een scanner die automatisch kopieën van wat u scant naar uw computer overbrengt. Natuurlijk variëren scanners sterk in kosten en kwaliteit; als u van plan bent de uwe vaak te gebruiken - vooral voor het maken van digitale documenten - is het de moeite waard om te investeren in een die gemakkelijk te gebruiken is en die na verloop van tijd kan blijven bestaan. Zoek idealiter naar een scanner die PDF's van de documenten die u produceert, zal produceren in plaats van afbeeldingsbestanden zoals .jpgs.

(Als uw papierwerk bijzonder zwaar is, zou u de nieuwe NeatReceipts-scanner kunnen overwegen. Met deze gadget kunt u uw bonnen scannen, en het wordt ook geleverd met software die uw uitgaven analyseert en categoriseert. Hoewel het niet goedkoop is, kan het de moeite waard zijn koop als de gedachte om handmatig nog een bon in uw boekhoudprogramma in te voeren u schreeuwt - of als alleen al de gedachte aan een boekhoudprogramma u schreeuwt.
Bekijk hier de Neat Receipts-scanner.)

Naast een goede scanner is het zinvol om een ​​georganiseerd archiefsysteem op uw computer in te stellen. Documenten scannen en opslaan in een donkere en onbekende hoek van uw harde schijf zal net zo gek zijn als proberen ze allemaal in een overladen archieflade te bundelen. Overweeg een speciale map met de naam 'Uitgaven' (of 'Belangrijke documenten' of een andere naam die voor u logisch is) in te stellen; maak er extra mappen aan voor de verschillende soorten documenten die u daar opslaat: creditcardafschriften, kwitanties, paystubs, enz.

Je voortgang bijhouden
Telkens wanneer u een document scant, moet u ervoor zorgen dat het een naam krijgt waardoor het gemakkelijker te vinden is (in plaats van de standaard Scan001.pdf die uw scanner het waarschijnlijk zal noemen) en vervolgens opslaat in de juiste map.

U zult ook waakzaam willen zijn om regelmatig een back-up van deze informatie te maken, of dit nu op een schijf, een externe harde schijf of een USB-stick is (ongeveer de grootte van uw duim en pluggen in de USB-poort op uw computer) ). Zie dit als het digitale equivalent van het bewaren van belangrijk papier in een kluis of een afgesloten lade.

Nadat u uw documenten hebt gescand en veilig op uw computer hebt opgeslagen, kunt u veel van uw originele papieren verwijderen. (Nogmaals, als u twijfelt over wat u op papier moet bewaren, neem dan contact op met uw advocaat of CPA.) Het is slim om alles te vernietigen dat identificerende informatie bevat - bonnen die uw creditcardinformatie tonen, overzichten met rekeningnummers, en absoluut alles met uw sofinummer - in plaats van het gewoon in de prullenbak te laten vallen.

Het digitaliseren van uw bestaande documenten kan een geweldige manier zijn om uw papieren hoofdpijn te verminderen en het gemakkelijker te maken om te vinden wat u nodig hebt wanneer u het nodig hebt. Met een bescheiden investering in tijd, hulpmiddelen en moeite zult u misschien merken dat u die lastige bestandslade voorgoed kunt legen.

Video-Instructies: A Show of Scrutiny | Critical Role | Campaign 2, Episode 2 (April 2024).