Een snelle manier om e-mailruis te verminderen

• Mei 18, 2024

Weet je nog toen mail leuk leek? Een brievenbus aan de deur zou een briefkaart van een vriend, een speciale verjaardagskaart, een pakje of een nieuw tijdschrift kunnen betekenen. Dat waren de dagen! Vandaag de dag, als je bent zoals de meesten van ons, inspireert wat je mailbox raakt veel vaker gekreun of gefrustreerd dan dat het opgewekt gekrijs uitstraalt.

Post is vaak een van de grootste organisatorische problemen waar mijn klanten over klagen. En geen wonder: leuk vinden of niet, er komt bijna elke dag meer e-mail binnen en het kost tijd en moeite om er bovenop te blijven. Hoewel ik geen magische oplossing heb om e-mail te laten verdwijnen (zonder negatieve gevolgen), heb ik wel een manier om de hoeveelheid e-mail die je nog hebt tegen het einde van de week te verminderen. Lees verder voor meer informatie.

De tarwe en het kaf
Dit is wat je nodig hebt voor deze oefening: een stapel e-mail. Een prullenbak. Een shredder (of een aangewezen shredderstapel). Een paar paperclips. Misschien een briefopener, als je, net als ik, gevoelig bent voor papier. En ongeveer 60 seconden.

Dit is je missie: alles uit je stapel e-mail recyclen of versnipperen dat je duidelijk niet nodig hebt. U hoeft niet op de e-mail te reageren (bijvoorbeeld door rekeningen te betalen of te reageren op correspondentie). U hoeft geen tijdschriften of nieuwsbrieven te lezen. Het enige wat u hoeft te doen is zich te ontdoen van het duidelijk te gooien.

Dit is hoe het werkt: begin met alles wat bovenaan de stapel staat. Als het een envelop is, open deze dan. Voer een quick scan uit, haal alles eruit wat u duidelijk niet nodig hebt, recycleer / versnipper het en leg alles opzij wat u wilt of moet bewaren. Als u bijvoorbeeld een rekening opent, verwijdert u eventuele inzetstukken en recycleert u ze. Als de factuur er één is die u online betaalt, recycle dan ook de retourenveloppe. Plaats de rekening terug in de envelop of recycle die envelop ook en gebruik een paperclip om de rekening bij elkaar te houden. Leg de rekening op een stapel en ga door naar het volgende stuk post.

Vergeet niet dat uw hoofddoel niet is om meteen alles te regelen wat u met uw e-mail moet doen; het is om zich te ontdoen van het duidelijk te gooien. Wat past in die categorie?

• Invoegsels voor rekening- en bankafschriften (zoals nieuws van uw nutsbedrijf)
  
• Externe enveloppen voor facturen (tenzij u ze gebruikt om rekeningen te bewaren die wachten op betaling)
  
• Circulaires voor winkels waar u niet winkelt
  
• Donatieverzoeken van organisaties die u niet wilt ondersteunen
  
• Ongewenste creditcard, hypotheekherfinanciering en andere financiële aanbiedingen (zorg ervoor dat u deze vernietigt)
  
• Tijdschriften, catalogi en nieuwsbrieven die u niet wilt lezen
  

Het verwijderen van dit soort dingen kost heel weinig tijd en kan je postvolume aanzienlijk verminderen. (Sommige van mijn klanten kunnen 50% of meer kwijtraken als we deze oefening doen.)

Ja, ja Ik weet.
Dus, OK: ik weet dat tegen de tijd dat de post arriveert, of tegen de tijd dat je thuiskomt bij de stapel post die wordt getoond, je al een volledige dag hebt gehad. Er kan een huisdier of twee zijn, een kind of twee, of een combinatie daarvan, schreeuwend om uw aandacht. Je hebt misschien maaltijdpreparaat in de hersenen. Misschien probeer je een stressvolle werkdag van je af te schudden. Ik weet dat er tal van redenen zijn waarom het niet per se een makkie is om meteen de post van de dag door te nemen.

Als je echt overspoeld wordt op het moment dat je door de deur loopt, maak je geen zorgen over het onmiddellijk doen van de post. Concentreer u in plaats daarvan op wat u ook moet doen om uzelf en uw gezin gezond te houden. Maar doe een gezamenlijke inspanning om de minuut te nemen - en ik bedoel letterlijk 60 seconden - om een ​​snelle e-mailsortering te doen voordat je het hooi raakt. Het is alsof je elke dag een multivitamine neemt: zeker, het is iets anders om toe te voegen aan je takenlijst, maar het kost zo weinig tijd en de uitbetaling is zo de moeite waard. Tegen het einde van de week heb je een veel beter beheersbare stapel post die je kunt afhandelen, en het doorwerken ervan zal gemakkelijker zijn.

Video-Instructies: Happy Brain: How to Overcome Our Neural Predispositions to Suffering | Amit Sood, MD | TEDxUNI (Mei 2024).