PowerPoint-diavoorstelling Meeting Minder

• April 29, 2024

Als facilitator van een vergadering moet u vaak notulen van de vergadering maken en aantekeningen maken over items die moeten worden opgevolgd. PowerPoint biedt de Meeting Minder om u te helpen die belangrijke notities bij te houden. U kunt de Meeting Minder activeren tijdens de diavoorstelling, waar u notities, notulen en actie-items kunt opnemen. Actie-items verschijnen automatisch op een dia aan het einde van de presentatie. Op het tabblad Actie-items kunt u taakeigenaren, vervaldatums en een beschrijving van wat u moet doen opnemen. U kunt ook de knop Planning gebruiken om de volgende vergadertijd in Outlook op te nemen.

Aan het einde van uw vergadering kunt u de actie-items naar Outlook-taken exporteren en de minuten genereren door de inhoud van Meeting Minder naar Word te exporteren. De notulen bevatten opgenomen notities en een lijst met ingevoerde actie-items. U kunt vervolgens de minuten bewerken om een ​​professioneel document te maken, maar het vervelende typen is voor u voltooid.

Meeting Minder activeren

Terwijl de diavoorstelling wordt uitgevoerd, klikt u met de rechtermuisknop op het bureaublad om het snelmenu weer te geven. Kies Meeting Minder en het dialoogvenster wordt weergegeven. Kies Meeting Minder in het menu Extra om het dialoogvenster voor de vergaderingstimer weer te geven wanneer de diavoorstelling niet actief is.

Het dialoogvenster Meeting Minder
Het dialoogvenster Meeting Minder bestaat uit twee werktabbladen: notulen van vergaderingen en actie-items. Op het tabblad Meeting Minutes kunt u alle notities typen die u in de notulen van de vergadering wilt laten verschijnen.

Bijvoorbeeld: Jack presenteerde het 'New Frontier'-leningsvoorstel; Mary merkte op dat ze vond dat het bedrijf te veel schulden aannam. Jack heeft het risico beperkt door uit te leggen dat uit de prognoses blijkt dat de nieuwe lijn van widgets voldoende cashflow zal genereren om de verhoogde schuldstructuur te ondersteunen. De commissie keurde het leningsvoorstel goed met 4 stemmen voor en 1 afwijzing.

Het tabblad Actie-items biedt velden voor de taakbeschrijving, aan wie de taak is toegewezen en de datum die moet worden voltooid. U kunt zoveel taken toevoegen als u nodig hebt. Vul de velden in en klik op de knop Toevoegen om de taak toe te voegen. Alle toegevoegde taken worden samengevat op de laatste dia van de PowerPoint-presentatie.

De volgende vergadering plannen
De Meeting Minder werkt samen met uw Outlook-agenda. U kunt de volgende vergaderingstijd plannen door op de vergadering plannen te klikken. Het Outlook-afspraakformulier wordt weergegeven. Voer de vergaderingsdetails in, klik op Beschikbaarheid van aanwezigen om planningen te controleren en stuur de deelnemers vervolgens een vergaderverzoek.
De aantekeningen en actie-items exporteren
Nadat de vergadering is beëindigd, kunt u de gegevens van Meeting Minder exporteren naar een Word-document. De notities die u maakt en de details van de actie-items die u hebt opgenomen, worden overgebracht naar het Word-document. U kunt vervolgens alle gewenste details bewerken of toevoegen, naar wens opmaken en de minuten snel en gemakkelijk publiceren omdat de details al zijn voltooid.

De Meeting Minder is een geweldig hulpmiddel om te gebruiken voor vergaderingen. Het kan redundantie elimineren en de afronding van de vergadering efficiënter maken. Het plannen van de volgende vergadering is een fluitje van een cent en het voltooien van de minuten voor de vergadering is relatief pijnloos. Probeer deze techniek de volgende keer dat u een vergadering faciliteert.

Video-Instructies: Show PowerPoint slides in a meeting with Microsoft Teams (April 2024).