Een gemakkelijke manier om uw essentiële documenten te organiseren

• Mei 7, 2024

Een paar weken geleden bedacht ik me dat als ik ooit mijn huis moest verlaten in een noodgeval, ik niet snel en gemakkelijk mijn belangrijkste papieren zou kunnen pakken, zoals verzekeringsdocumenten, algemene financiële rekeninginformatie en andere dingen die ik nodig zou hebben als er een echte ramp zou gebeuren. Ik realiseerde me ook dat het niet gemakkelijk zou zijn voor anderen om deze informatie te vinden als ik op een of andere manier arbeidsongeschikt zou zijn.

Het is niet dat mijn papieren over het algemeen niet georganiseerd waren, maar dat de cruciale papieren deel uitmaakten van een groter en niet volledig draagbaar systeem. (Ik zou niet denken dat ik mijn archieflade zou uitrollen als ik het huis ontvlucht.) Dus ik was blij een product tegen te komen dat beloofde het relatief eenvoudig te maken om mijn belangrijkste papieren te organiseren: de Securita Vital Records PortaVault. Ik heb het op de proef gesteld, en hier is wat ik ervan vond.

Wat het is
De PortaVault is een systeem bestaande uit een ritssluiting, een hoes met drie ringen, vakverdelers met informatie over wat u in elke categorie moet opslaan, plastic beschermhoezen voor documenten, bedrukte labels om te identificeren wat u in de mouwen steekt, een klein canvas etui en voorgedrukte formulieren met ruimte voor informatie zoals noodcontacten, gezondheidsgeschiedenis en rampenplanning. Het bindmiddel heeft ook een schouderriem en een plastic "regenjas".

Hoe het werkt
De PortaVault is bedoeld voor zaken als testamenten, geboortecertificaten, financiële rekeninginformatie, verzekeringspolissen en medicatie-receptinformatie - kortom alles wat u waarschijnlijk nodig heeft in een noodgeval of dat anderen misschien nodig hebben als u arbeidsongeschikt wordt. De sectieverdelers - Planning & contactpersonen, Identificatie & familieregisters, Gezondheid en medisch, Financiën en onroerend goed, Verzekeringen en Estate Planning & belastingen - bieden richtlijnen voor de documenten die in elke sectie moeten komen, hoe vaak uw records moeten worden bijgewerkt, en hoe u ervoor kunt zorgen dat u voorbereid bent in geval van nood.

Terwijl u documenten opslaat in de beschermhoezen van de PortaVault, voegt u een voorgedrukt label aan elke hoes toe om te identificeren wat erin zit. (Er zijn ook aanpasbare labels voor alles wat nog niet is verrekend in de voorgedrukte versies.) Het is ook de moeite waard om de formulieren in elke sectie in te vullen, zodat informatie die anders verspreid zou kunnen zijn - medische geschiedenis, belangrijk contact nummers, een lijst met uw waardevolle spullen en verzamelobjecten, enzovoort - wordt op één plaats opgeslagen.

Hoe lang het duurt
Ik bracht iets meer dan twee uur door om kennis te maken met het systeem, de sectieverdelers en andere instructies te lezen, de formulieren in te vullen en dingen over te brengen naar de beschermhoes van de platen en ze te labelen. Als u het systeem zou gebruiken voor de archieven van een hele familie, zou u waarschijnlijk wat meer tijd nodig hebben, net als wanneer uw papieren niet in een redelijk goede staat waren toen u begon. Natuurlijk kunt u het systeem in de loop van een week beetje bij beetje instellen en het zal u waarschijnlijk niet meer dan 15-30 minuten per dag kosten.

Waarom ik het leuk vind
Ik ben geen grote fan van verpakte archiefsystemen in het algemeen. De PortaVault was echter een uitzondering op de regel. (En voor de goede orde, ik heb geen gevestigde interesse in het product of het moederbedrijf.) Om te beginnen, omdat er veel minder categorieën zijn dan bij veel andere archiefsystemen, vond ik het gemakkelijker en minder frustrerend om te gebruiken. Ik hou ook van het feit dat het gemakkelijk is om de standaardaanbevelingen over waar je dingen moet opslaan op te heffen: als je denkt dat je IRA-accountinformatie in Finance & Property moet gaan in plaats van Taxes & Estate Planning, plaats deze dan en maak een notitie over de systeem documentzoeker formulier.

Ik was ook onder de indruk van de aandacht van de PortaVault voor kleine (maar mogelijk belangrijke) details. De documentbeschermerhoezen zijn geplooid aan de buitenrand, waardoor het gemakkelijker is om dikke documenten op te slaan zonder dat de mouwen aan de zijkanten krullen. Het bindmiddel wordt uit de canvashoes getrokken zodat het gemakkelijk is om mee te werken. De voorgedrukte formulieren zijn eenvoudig en logisch. De kleine hoes met ritssluiting (die zelf in de map wordt geklikt) is een goede plek voor extra sleutels, contant geld, computerritten en andere kleine items die gemakkelijk te verliezen zijn. En de grotere behuizing zelf is volledig dicht te ritsen, is waterbestendig en heeft een stevig handvat langs de rug.

Enkele laatste opmerkingen
Zoals met elk systeem, vereist de PortaVault enige inspanning: u moet de tijd nemen om uw papieren te verzamelen, de formulieren in te vullen en de informatie in het systeem up-to-date te houden. Een binder vol verouderde en onnauwkeurige records pakken, is immers net zo goed als helemaal niets.U moet er ook zeker van zijn dat de PortaVault zich op een veilige en gemakkelijk toegankelijke plaats bevindt - één die bij iedereen in uw huishouden bekend is; als het achter in een kast wordt opgeborgen of verborgen in een plek die alleen jij weet, is het veel moeilijker om erbij te geraken wanneer het nodig is.

Nadat ik de moeite had genomen om het systeem op te zetten en op een logische plaats te zetten, ontdekte ik dat er een enorm gewicht op mijn schouders rustte. Ik hoop dat een aardbeving, brand of andere ramp me nooit uit mijn huis verlaat met een opzegtermijn, of dat ik arbeidsongeschikt word, maar als een van die dingen zou gebeuren, weet ik dat mijn belangrijkste papieren op orde zijn en klaar zijn om te vertrekken. Dat is een gevoel van kalmte en tevredenheid die ik ten zeerste aanbeveel.

Ga voor meer informatie over PortaVault naar //www.securitaonline.com/products.htm.

Video-Instructies: How to Be More Organized & Productive | 10 Habits for Life Organization (Mei 2024).