CBIS Impact op controles en COSO-koppeling

• Mei 6, 2024

Organisaties moeten een risicobeoordeling uitvoeren om risico's die relevant zijn voor financiële rapportage te identificeren, analyseren en beheren. Controles moeten worden geïmplementeerd afhankelijk van de geïdentificeerde risico's en een juiste combinatie van handmatige en CBIS-controles moet zorgen voor een passend klimaat voor de organisatie. In lijn met deze aanpak biedt het COSO-raamwerk richtlijnen voor accountants en auditors.

De Comité van sponsororganisaties van de Tradeway Commission (COSO) en haar Enterprise Risk Management zijn ERM Framework-activiteiten een must voor accountants en auditors die organisaties willen helpen hun financiële doelen te bereiken. COSO-activiteiten omvatten:

o Articuleren en communiceren van de doelstellingen van de organisatie.
o Bepaling van de risicobereidheid van de organisatie.
o Een geschikte interne omgeving tot stand brengen, inclusief een risicobeheersingskader.
o Identificatie van potentiële bedreigingen voor het bereiken van doelstellingen.
o Beoordeling van risico's, inclusief hun impact en waarschijnlijkheid van optreden.
o Selecteren en implementeren van reacties op risico's.
o Controle en andere responsactiviteiten ondernemen.
o Informatie over risico's consistent communiceren op alle niveaus in de organisatie.
o Centrale monitoring en coördinatie van de risicobeheerprocessen en de resultaten.
o Het bieden van zekerheid over de effectiviteit waarmee risico's worden beheerd.

Computer Based Information Systems, CBIS, is een krachtig hulpmiddel dat handmatige controles verbetert over transactie-autorisatie, functiescheiding, toezicht, toegangscontrole, adequate boekhouding en onafhankelijke verificatie. COSO ERM Framework-activiteiten worden geacht risico's te minimaliseren door middel van effectieve controles.

Vanuit het perspectief van de CBIS-omgeving worden transacties geautoriseerd door regels die vaak zijn ingebed in computerprogramma's. Als bijvoorbeeld wordt aangenomen dat een werknemer slechts 40 uur per week werkt, verschijnt er een foutmelding wanneer iemand in een bepaalde week 42 uur heeft gewerkt. Autorisatieprocedures zijn controles die alleen het proces van geldige transacties garanderen. Geldige transacties moeten binnen het bereik van een voorgeschreven autoriteit vallen.

Het juiste functiescheiding zorgt ervoor dat een persoon niet in staat is om te stelen en te verbergen. Onverenigbare taken tijdens een transactieproces moeten worden gescheiden. Transactieautorisatie moet bijvoorbeeld worden gescheiden van transactieverwerking. De bewaring van activa moet worden gescheiden van de verantwoordelijkheden voor het bijhouden van gegevens. Als er fraude zou plaatsvinden, zou dit alleen worden bereikt door samenspanning tussen twee of meer personen met onverenigbare taken. In een CBIS-omgeving moeten de activiteiten van programma-ontwikkeling, programma-exploitatie en programma-onderhoud op de juiste wijze worden gescheiden.

Wanneer een adequate functiescheiding niet haalbaar is, toezicht speelt een belangrijke rol om het gebrek aan goede segregatie te compenseren. In een CBIS-omgeving moeten toezichtcontroles worden ontworpen om het gebrek aan direct toezicht te verminderen. Het zou bijvoorbeeld omslachtig zijn als een manager direct toezicht houdt op een computerprogrammeur terwijl hij of zij zijn werk doet.

De boekhouding in een handmatig systeem een ​​audit-proef aanbieden, terwijl in een CBIS-omgeving de audit-proef wordt geleverd door verschillende technieken die de vorm aannemen van wijzers, indexen of ingebedde sleutels.

Toegangscontrole moet misbruik van activa voorkomen, verreweg het grootste fraudeplan, volgens de Association of Certified Fraud Examiners, ACFE. CBIS heeft de neiging om records op één locatie te centraliseren, wat fraude en verliezen door rampen met zich meebrengt. Een geweldige controle is ervoor te zorgen dat individuen alleen strikt noodzakelijk toegang hebben tot gegevens, programma's en beperkte gebieden.

Onafhankelijke verificatie identificeer fouten en verkeerde voorstelling van zaken. Bijvoorbeeld een onafhankelijke telling van inventaris, een afstemming van activa met boekhoudbescheiden, enz. In een CBIS-omgeving evalueren accountants en auditors de controles op systeemontwikkeling en de logica van computerprogramma's.

Het COSO ERM-raamwerk en controleactiviteiten, handmatig of via CBIS, streven naar een gemeenschappelijk doel: de organisatie helpen bij haar zoektocht naar financiële duurzaamheid door middel van goede controles in reactie op geïdentificeerde risico's.