Zoekmappen gebruiken om Outlook Mail te organiseren

• April 25, 2024

E-mail is een reguliere communicatiemethode geworden, omdat het gemakkelijk te gebruiken is en berichten snel kunnen worden uitgewisseld. Het probleem met het gebruik van e-mail als communicatie-instrument is het bijhouden van alle berichten - vooral naarmate het aantal berichten toeneemt. Gelukkig biedt Outlook verschillende hulpmiddelen om e-mailberichten te beheren, een van deze hulpmiddelen zijn zoekmappen.

Zoekmappen bieden een methode om berichten te ordenen op basis van opgegeven zoekcriteria. Outlook is standaard ingesteld met drie zoekmappen - Ongelezen e-mail, Voor follow-up en Grote e-mail - deze bevinden zich op de navigatiebalk onder Zoekmappen. Er kunnen extra zoekmappen worden gemaakt om berichten weer te geven op basis van andere criteria, zoals:

• Berichten met bijlagen
• Berichten van een bepaalde afzender
• Berichten gemarkeerd met een specifieke categorie
• Berichten vanaf een bepaalde datum

Een zoekmap is een virtuele map, dat wil zeggen dat berichten niet in de map worden opgeslagen, maar in de inbox en andere mappen. De zoekmap fungeert als een viewer voor deze verspreide berichten en geeft de berichten weer op basis van de zoekcriteria.

Bij het maken van een zoekmap zijn er twee opties beschikbaar voor het maken van de map: vooraf gedefinieerde map en aangepaste zoekmap. De vooraf gedefinieerde map is gebaseerd op een reeks criteria die al zijn gedefinieerd, terwijl de aangepaste zoekmap een meer gedetailleerde zoekuitdrukking mogelijk maakt.

Nadat een aangepaste zoekmap is gemaakt, is de map beschikbaar onder Zoekmap op de navigatiebalk en kan deze op elk moment worden gebruikt. Als de aangepaste zoekmap niet langer nodig is, kan de map worden verwijderd - de berichten worden niet verwijderd. Als de aangepaste zoekmap niet de verwachte zoekresultaten biedt, kan de map bovendien worden aangepast om de criteria te wijzigen.

Hieronder vindt u de procedures voor het maken, wijzigen en verwijderen van zoekmappen.

Maak een vooraf gedefinieerde zoekmap:

1. het dossier | Nieuw | Zoekmap
2. Selecteer de Vooraf gedefinieerde zoekopdracht uit de lijst en klik OK
3. Een nieuw Zoekmap is gemaakt onder de Zoekmap in de navigatiebalk

Maak een aangepaste zoekmap:

1. het dossier | Nieuw | Zoekmap
2. Blader naar beneden en selecteer Maak een aangepaste zoekmap
3. Klik op Kiezen
4. Geef de aangepaste zoekopdracht een naam
5. Klik op criteria
6. Definieer de aangepaste mapcriteria
7. Klik op OK drie keer

Een nieuw Zoekmap is gemaakt onder de Zoekmap in de navigatiebalk

Een aangepaste zoekmap wijzigen:

1. In de Zoekmap markeer op de navigatiebalk Zoekmap aanpassen
2. Klik met de rechtermuisknop | kiezen Pas deze zoekmap aan
3. Breng wijzigingen aan in de map
4. Klik op OK

Een aangepaste zoekmap verwijderen:

Video-Instructies: Email-Structuur-Organiseren (April 2024).