Mappen gebruiken in Outlook

• April 25, 2024

E-mail is de keuze geworden voor communicatie ter vervanging van brieven, memo's en telefoontjes. Hoewel communiceren via e-mail voordelen heeft zoals 24/7 communiceren, conversaties bijhouden en geen reizen naar het postkantoor, zijn er ook veel nadelen aan het gebruik van e-mail in plaats van traditionele communicatiemiddelen. Deze omvatten informatie-overload, constante communicatie en in tegenstelling tot een telefoongesprek dat zodra u ophangt, de e-mail in uw account blijft staan ​​en wacht op verwijdering of archivering, wat leidt tot een overvolle inbox.

(Opmerking: ik heb mensen gehad met meer dan 15.000 e-mailitems in hun inbox! Nu loopt dat over!)

Er zijn verschillende methoden die kunnen worden gebruikt om uw inbox te helpen organiseren en op te schonen, evenals methoden die u kunnen helpen georganiseerd te blijven zodat uw inbox niet uit de hand loopt.

De eerste methode die we gaan verkennen, is het gebruik van mappen. Een map in Outlook is het equivalent van een map in Windows - het wordt gebruikt om bestanden in huis te organiseren of in dit geval e-mail.

Mappen kunnen worden genest waardoor u een map in een map kunt maken die het organiseren nog eenvoudiger maakt. Zorg ervoor dat u niet te veel mappen maakt, anders kan het later moeilijk worden om items te vinden.

Een map maken in Outlook 2003/2007:

1. Van de het dossier menu selecteren Nieuw, vervolgens Map

2. Typ de naam van de map in de Naam doos

3. In de Map bevat vak selecteren Post en poststukken

   
   

4. Selecteer locatie voor nieuwe map

5. Klik op OK

U kunt ook met de rechtermuisknop op Inbox in de linkernavigatie klikken en een nieuwe map selecteren

Een map maken in Outlook 2010:

1. Klik op Map tab

2. Klik op Nieuwe map

3. In de Map bevat vak selecteren Post en poststukken

4. Selecteer locatie voor nieuwe map

5. Klik op OK

U kunt ook met de rechtermuisknop op Inbox in de linkernavigatie klikken en een nieuwe map selecteren

Nadat u uw mappenstructuur hebt gemaakt, kunt u huidige en nieuwe e-mails naar de mappen verplaatsen door de e-mail (huidige e-mail) te slepen of neer te zetten of door regels te gebruiken om nieuwe e-mail naar mappen te verplaatsen zodra deze wordt ontvangen.

Huidige e-mail aan map toevoegen:

Selecteer de e-mail die u naar een map wilt verplaatsen. Notitie: u kunt meerdere e-mails selecteren door de Ctrl-toets ingedrukt te houden terwijl u op de e-mail klikt.

U kunt de map verplaatsen door:

• Rechtermuisknop te klikken op e-mail en selecteren Ga naar Folder of

• Sleep de geselecteerde e-mail naar de bestemmingsmap in de linkernavigatie

Vervolgens zal ik het gebruik van regels bespreken om uw e-mail georganiseerd te houden zonder uw interactie. Blijf kijken!

Video-Instructies: Mappen maken in outlook 2016, 2013 en 2010. Maak weinig mappen! - Outlook training | Timension.nl (April 2024).